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为保障会计软件的正常运行，加强会计电算化软件的管理，特制定如下制度：

一、根据财务管理工作要求，我们的财务软件采用性能可靠、功能全面的财政部批准的北京安易软件有限责任公司研制的正版合法的“安易财务软件”，并使用与会计工作相适应的电算化模块。上述财务软件于1997年1月通过财政部的评审，是可靠的财务管理平台。

二、上机操作人员不许改变软件系统环境配置，不许改变进入财务软件的批命令。

三、上机操作人员不准进行系统软件的删除、拷贝、修改文件的操作，不许擅自升级，改变系统软件版本或更换系统软件。

四、电算化主管人员或系统维护人员进行经过审批的正常软件升级、维护工作以后，必须及时做好记录，将修改情况及时登记在案，以便今后管理。

五、系统维护员必须定期检测软件运行情况，及时进行计算机病毒的预防、检查工作。发现潜在危险及时通知操作人员中止财务软件运行，尽快检修。

六、操作人员在实际工作中发现“财务软件”的原设计功能未能正常实现时，应立即作详细记录后报告电算化主管人员，由电算化主管人员向软件出售公司提出程序修正和会计软件参数调整要求。

七、由于财会政策的变化、财会数据的破坏、会计科目修正等因素，操作人员需对财会软件的内容、数据进行修改维护，必须经电算化主管人员的同意，并在其监督下进行维护，同时作好相应的维护记录。

八、由于凭证填制或录入错误而导致会计账簿数据的错误只能通过凭证更正方法进行数据的修正，不得通过维护操作给予修正。

会计电算化档案管理制度

为了加强会计电算化档案的管理，确保会计电算化档案的安全，提高其利用率，根据财政部门有关会计电算化档案管理的要求，结合本单位实际，特制定如下制度：

一、会计电算化档案管理内容：

1、存储在磁盘（硬盘和软盘）、光盘上的会计数据和会计电算软件。

2、通过微机打印输出的书面会计记账凭证、会计账簿和会计报表，以及有关查询打印的日报表、余额表和辅助账簿等。

二、磁盘、光盘形成的会计档案管理：

1、对所有存储在计算机硬盘中的会计数据，每月备份不得少于一次，并采用双备份的办法，年终两备份软盘、光盘都需备全当年全部内容，并分别存放，做好归档工作。

2、备份软盘、光盘年终归档前，须明确标明备份内容、日期、备份人等字样，软盘贴上保护标签。

3、任何人不得对备份盘直接进行数据修改、删除、更换内容，不得有损坏软盘、光盘的行为。

4、以软盘、光盘存放的会计档案必须存放在清洁、干澡、防磁、防火、防虫、防高温、防冻的场所，归档前由专人负责保管。

5、采用软盘保存的会计档案，要定期检查，做好软盘内容的转储、复制工作。对于计算机内硬盘的数据，如不发生硬盘超容量，不准在一年度内清理有关硬盘内容。清理硬盘数据必须在确认软盘或光盘备份后，由审核记账员实施，其他操作员不得进行。

6、软盘、光盘形式的会计档案在没打印成书面文件之前，保管要符合财政部规定的会计档案保管期限，在已有书面文件存档的前提下，可视具体情况自行决定。

7、各种有会计文件内容的磁盘、光盘，不得外借，本单位人员借阅由财务负责人批准，不得泄露会计软件内的资料，做好会计档案的保密工作。

8、存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印，形成书面文件。

9、发现输出的会计档案缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页表上签字，经电算化主管人员审核签字后，方能作档案保管。

三、会计电算档案管理的责任：

1、电算化主管人员对磁盘会计档案的安全、正确负责。

2、负责会计档案管理的人员对书面形成的会计档案的安全负责。

3、各操作员对日常使用的磁盘和输出的书面文件，在未移交存档前的安全负责。

会计电算化上机操作制度

一、计算机财务管理系统操作人员上岗前，必须经过有关知识的培训，考核合格后，方可上岗工作。

二、系统操作人员根据财务系统运作需要，应积极接受各种不定期培训。

三、操作人员上机操作必须按规定开、关机，按程序进行操作，不准使用外来软盘进行操作。

四、用于会计电算化的硬件和软件由操作人员操作，其他人员未经许可，不准上机。

五、操作人员必须如实输入本人姓名、密码，不得将别人的姓名等要素随便输入。

六、计算机操作人员必须登记当天所有上机操作情况，要求填写日期、操作人员姓名、操作内容、运行时间和运行情况。

七、操作过程中没有问题，则在运行情况及备注栏填写运行正常字样，若有问题发生，则应及时、详细记录，并向电算化主管人员报告。

八、系统维护员在维护过程中发现的异常现象和处理方法，处理结果都应有所记载，对于重大运行故障，除按规定登记外还须另行填写报告单。

九、要真实完整地填写操作记录，对操作记录的原始资料，日常有专人妥善保管，年终整理归档，发生问题不登记者，按有关规定追究责任。

以上规定由电算化主管人员监督执行，定期考核。